Đi công tác nước ngoài cần chuẩn bị những gì để vừa đảm bảo đầy đủ, vừa gọn nhẹ? Kinh nghiệm của những người đi trước sẽ giúp bạn giải đáp câu hỏi này. Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để bỏ túi những mẹo hay khi sắp xếp hành lý nhé!
Những đồ vật cần bỏ vali khi đi công tác nước ngoài
Chuyến công tác nước ngoài sắp tới khiến bạn băn khoăn không biết nên chuẩn bị những gì? Sắp xếp hành lý sao cho vừa đầy đủ, vừa gọn nhẹ luôn là bài toán khó đối với nhiều người. Để hành trình thêm phần thoải mái và thuận tiện, bạn có thể tham khảo danh sách những vật dụng cần thiết dưới đây nhé!
Giấy tờ tùy thân
Giấy tờ tùy thân là vật bất ly thân khi bạn đi công tác nước ngoài. Trước khi khởi hành, hãy kiểm tra kỹ càng các loại giấy tờ cần thiết như hộ chiếu, visa (nếu quốc gia bạn đến yêu cầu), vé máy bay, chứng minh nhân dân/căn cước công dân. Ngoài ra, bạn cũng nên photo hoặc chụp ảnh lại các loại giấy tờ này để phòng trường hợp bị mất mát.
Đi công tác nước ngoài cần chuẩn bị những gì? – Giấy tờ tuỳ thân
Tiền tệ nước ngoài
Bên cạnh việc mang theo tiền mặt, bạn cũng nên đổi một ít tiền tệ của quốc gia mà bạn sẽ đến để thuận tiện cho việc chi tiêu. Thẻ ngân hàng hoặc thẻ tín dụng quốc tế cũng là một lựa chọn hữu ích, giúp bạn thanh toán dễ dàng và an toàn hơn. Đừng quên mang theo các loại giấy tờ liên quan đến tài chính và công việc để sử dụng khi cần thiết.
Đi công tác nước ngoài cần chuẩn bị những gì – Ngoại tệ
Đồ dùng cá nhân cần thiết
Bên cạnh giấy tờ và tiền bạc, đồ dùng cá nhân cũng là những vật dụng thiết yếu không thể thiếu trong vali của bạn. Hãy cân nhắc mang theo những món đồ cần thiết như dụng cụ vệ sinh cá nhân, đồ mỹ phẩm,..
Quần áo cũng là một yếu tố quan trọng cần được lưu ý. Tùy thuộc vào số kg hành lý mà bạn đã đăng ký, hãy lựa chọn những bộ trang phục phù hợp với tính chất công việc và thời gian lưu trú. Bạn nên mang theo quần áo lịch sự để gặp gỡ đối tác, quần áo thoải mái để mặc nhà và một vài bộ cánh xinh xắn để dạo phố khi có thời gian rảnh.
Để tối ưu không gian vali, bạn chỉ nên mang theo 2 đôi giày: một đôi giày tây lịch sự để đi họp hành, gặp gỡ đối tác và một đôi giày thể thao năng động, thoải mái để di chuyển hàng ngày.
Mặc dù hầu hết các khách sạn đều cung cấp đồ dùng vệ sinh cá nhân miễn phí, nhưng để đảm bảo vệ sinh và tránh trường hợp không hợp với các sản phẩm của nước ngoài, bạn nên mang theo dầu gội, sữa tắm, khăn mặt, bàn chải đánh răng, kem đánh răng,… Để tiết kiệm diện tích cho vali, bạn có thể sử dụng dầu gội, sữa tắm dạng gói nhỏ gọn.
Thuốc cơ bản và đặc trị
Để phòng những trường hợp sức khỏe không được tốt do thay đổi môi trường, bạn nên chuẩn bị một số loại thuốc thông dụng như thuốc cảm cúm, đau bụng, hạ sốt,… Ngoài ra, nếu bạn đang điều trị bệnh mãn tính, đừng quên mang theo thuốc đặc trị và đơn thuốc của bác sĩ.
Các thiết bị điện tử
Trong thời đại công nghệ số, các thiết bị điện tử như điện thoại, laptop, máy tính bảng,… là những vật dụng không thể thiếu đối với người đi công tác. Hãy kiểm tra kỹ lưỡng các thiết bị này trước khi khởi hành và đừng quên mang theo sạc pin, pin dự phòng để đảm bảo công việc của bạn luôn được thông suốt.
Đồ ăn nhẹ tiện lợi
Khi đi công tác nước ngoài, việc mang theo một ít đồ ăn nhẹ sẽ giúp bạn “chữa cháy” hiệu quả trong những tình huống bất ngờ. Chẳng hạn như khi bạn chưa kịp thích nghi với ẩm thực của nước sở tại, hoặc khi bạn bận rộn với công việc và không có nhiều thời gian để tìm kiếm quán ăn.
Bạn có thể chuẩn bị một số loại đồ ăn nhẹ tiện lợi như xúc xích, bánh quy, bánh mì, trái cây sấy khô, các loại hạt,… Những món ăn này vừa dễ bảo quản, vừa cung cấp năng lượng cho bạn hoạt động trong suốt chuyến đi. Nếu bạn là người thích uống trà hoặc cà phê, đừng quên mang theo một ít để có thể thưởng thức bất cứ lúc nào.
Tuy nhiên, bạn cũng cần lưu ý về quy định của nước sở tại về việc mang thực phẩm nhập cảnh. Một số quốc gia có thể hạn chế hoặc cấm nhập cảnh một số loại thực phẩm nhất định. Vì vậy, hãy tìm hiểu kỹ thông tin này trước khi chuẩn bị hành lý nhé.
Gối kê cổ chữ U
Một chiếc gối kê cổ chữ U sẽ giúp bạn có giấc ngủ ngon hơn trên những chuyến bay dài. Thiết kế thông minh của gối chữ U giúp nâng đỡ phần đầu và cổ, giảm thiểu tình trạng mỏi cổ, đau vai gáy khi phải ngồi lâu trên máy bay.
Ngoài gối kê cổ chữ U, bạn cũng có thể mang theo một số phụ kiện hỗ trợ khác như bịt mắt, nút bịt tai để có không gian nghỉ ngơi yên tĩnh và thoải mái hơn.
Những điều cần lưu ý khi chuẩn bị đi công tác nước ngoài
Hãy dành chút thời gian để kiểm tra lại một số thông tin quan trọng, điều này sẽ giúp chuyến công tác của bạn diễn ra thuận lợi và hiệu quả hơn đấy.
Kiểm tra lại thông tin vé máy bay, tàu xe
Để đảm bảo chuyến đi của bạn diễn ra suôn sẻ và đúng kế hoạch, việc kiểm tra kỹ lưỡng thông tin vé máy bay, tàu xe là vô cùng quan trọng. Hãy dành chút thời gian để xác nhận lại giờ khởi hành, ngày khởi hành, điểm đến và các thông tin liên quan khác.
Bằng cách này, bạn có thể chủ động sắp xếp thời gian di chuyển đến sân bay hoặc nhà ga một cách hợp lý, tránh trường hợp đáng tiếc như bị trễ chuyến bay hoặc nhầm lẫn ga tàu.
Rà soát lại hành lý
Trước khi lên đường, hãy dành thời gian kiểm tra và sắp xếp hành lý của bạn một cách gọn gàng, đảm bảo tuân thủ theo quy định của hãng hàng không về kích thước và trọng lượng.
Bạn cũng cần lưu ý không mang theo những vật dụng nằm trong danh mục “hàng cấm” khi lên máy bay. Nếu bạn không chắc chắn về những vật dụng được phép mang theo, hãy tham khảo quy định của hãng hàng không hoặc liên hệ với nhân viên sân bay để được hỗ trợ.
Xem thông tin đặt phòng khách sạn
Ngoài vé máy bay, bạn cũng đừng quên kiểm tra lại thông tin đặt phòng khách sạn của mình. Hãy đảm bảo rằng bạn đã nắm rõ địa điểm khách sạn, giờ nhận phòng, giờ trả phòng và các dịch vụ đi kèm (nếu có).
Việc này sẽ giúp bạn chủ động hơn trong việc sắp xếp lịch trình, đặc biệt là khi bạn có những kế hoạch khác trong thời gian lưu trú tại nước ngoài.
Bảo quản tư trang tại nơi đông người
Tại các địa điểm công cộng, khu du lịch hoặc những nơi đông người, bạn nên chú ý bảo quản hành lý, tư trang và các vật dụng cá nhân cẩn thận để đề phòng kẻ gian.
Tránh mang theo quá nhiều tiền mặt hoặc những đồ vật có giá trị lớn khi ra ngoài. Nếu bạn mang theo túi xách, hãy đeo chéo trước ngực và luôn giữ túi trong tầm kiểm soát của mình.
Tham khảo trước về văn hóa sở tại
Nếu bạn đi công tác tại một vùng đất mới, việc tìm hiểu trước về văn hóa và lối sống của người dân địa phương sẽ giúp bạn có một chuyến đi thuận lợi và thú vị hơn.
Mỗi quốc gia đều có những phong tục tập quán và quy tắc ứng xử riêng. Việc tìm hiểu trước về những điều này sẽ giúp bạn tránh được những tình huống khó xử hoặc gây hiểu lầm trong giao tiếp.
Bỏ túi một số câu giao tiếp thường ngày
Nếu bạn không thành thạo ngôn ngữ địa phương, hãy học một số câu và cụm từ thông dụng như “xin chào”, “cảm ơn”, “xin lỗi”, hỏi đường,… để dễ dàng giao tiếp trong những tình huống cơ bản.
Bạn cũng có thể sử dụng ứng dụng dịch thuật trên điện thoại để hỗ trợ giao tiếp khi cần thiết. Tuy nhiên, việc học một số câu giao tiếp cơ bản sẽ thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với văn hóa địa phương và giúp bạn tạo được thiện cảm với người dân bản xứ.
Tải các ứng dụng hỗ trợ
Trước khi lên đường, bạn nên tải về điện thoại một số ứng dụng hữu ích như ứng dụng từ điển, ứng dụng bản đồ, ứng dụng đặt xe, ứng dụng chuyển đổi tiền tệ,…
Các ứng dụng này sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong việc giao tiếp, di chuyển, tìm kiếm thông tin và giải quyết các vấn đề phát sinh trong chuyến đi.
Trước khi bắt đầu chuyến công tác, hãy kiểm tra kỹ lưỡng hộ chiếu của bạn để đảm bảo rằng nó vẫn còn thời hạn sử dụng. Nếu quốc gia bạn đến yêu cầu visa, hãy chắc chắn rằng bạn đã xin visa thành công và visa vẫn còn hiệu lực. Ngoài ra, hãy kiểm tra kỹ thông tin trên vé máy bay để đảm bảo rằng tên trên vé trùng khớp với tên trên hộ chiếu.
Chuẩn bị kỹ càng trước khi lên đường
Để thuận tiện cho việc chi tiêu khi mới đến hoặc trong những trường hợp cần thiết, bạn nên đổi một ít ngoại tệ trước khi khởi hành. Bạn có thể đổi ngoại tệ tại ngân hàng hoặc các điểm giao dịch ngoại tệ uy tín.
Hãy kiểm tra kỹ giờ bay, ngày bay và các thông tin quan trọng khác liên quan đến chuyến bay của bạn. Vé máy bay và hộ chiếu là những giấy tờ quan trọng, bạn nên để chúng trong túi xách nhỏ bên mình hoặc túi đeo trước ngực để dễ dàng lấy ra khi cần thiết.
Trước khi đóng gói hành lý, hãy kiểm tra quy định của hãng hàng không về số kg hành lý được phép mang theo và số kiện hành lý. Nếu hành lý của bạn vượt quá quy định, bạn có thể phải trả thêm phí.
Để tránh hành lý bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển, bạn nên chia nhỏ hành lý thành nhiều kiện thay vì để tất cả trong một kiện quá nặng. Trên mỗi kiện hành lý ký gửi, bạn nên viết hoặc dán tên tuyến đường bay để dễ dàng nhận dạng.
Trước khi lên đường, hãy ghi lại các số điện thoại liên lạc khẩn cấp như số điện thoại của nơi làm việc, Đại sứ quán Việt Nam tại nước sở tại, số điện thoại của người thân trong gia đình.
Để chuẩn bị quần áo phù hợp với thời tiết tại điểm đến, bạn nên tìm hiểu trước thông tin về thời tiết. Ngoài ra, bạn cũng nên mang theo một bộ áo dài truyền thống hoặc trang phục dân tộc để sử dụng trong những dịp đặc biệt.
Để phòng trường hợp hành lý ký gửi bị thất lạc, bạn nên để một ít quần áo trong hành lý xách tay. Một số vật dụng cá nhân cần thiết khác mà bạn nên mang theo bao gồm bàn chải đánh răng, kem đánh răng, dầu gội, sữa tắm.
Tùy vào chương trình làm việc và tính chất quan hệ mà bạn có thể chuẩn bị một số món quà lưu niệm phù hợp để tặng đối tác hoặc bạn bè quốc tế. Một số gợi ý quà tặng đặc trưng của Việt Nam bao gồm khăn lụa, cà vạt lụa, lịch lụa, chè, cà phê, các loại đặc sản bánh kẹo, tranh thêu,…
Một số quốc gia có quy định hải quan nghiêm ngặt về vấn đề thực phẩm mang vào. Bạn nên tìm hiểu kỹ thông tin này trước khi đóng gói hành lý để tránh gặp rắc rối khi làm thủ tục hải quan.
Trước khi khởi hành, bạn nên tìm hiểu một số thông tin cơ bản về quốc gia mà bạn sẽ đến, bao gồm thông tin chung về thành phố, dân số, ngôn ngữ, loại tiền tệ sử dụng, tỉ giá, nguồn điện, giao thông công cộng, thông tin về nơi ở, thông tin về người sẽ đón tại sân bay.
Để đảm bảo an toàn và phòng tránh những rủi ro có thể xảy ra trong chuyến công tác, bạn nên mua bảo hiểm du lịch. Bảo hiểm du lịch sẽ giúp bạn chi trả các chi phí y tế, chi phí hành lý thất lạc hoặc các sự cố khác trong chuyến đi.
Những điều cần biết khi di chuyển và nhập cảnh
Trong quá trình di chuyển bằng máy bay, tiếp viên hàng không có thể sẽ phát cho bạn tờ khai nhập cảnh. Hãy điền đầy đủ thông tin vào tờ khai này trước khi máy bay hạ cánh. Nếu bạn không nhận được tờ khai trên máy bay, bạn có thể lấy tờ khai tại khu vực nhập cảnh của sân bay. Khi làm thủ tục nhập cảnh, bạn cần chuẩn bị sẵn hộ chiếu, tờ khai, thư mời (nếu có) và các giấy tờ liên quan khác.
Tại sân bay, bạn sẽ phải đi qua khu vực kiểm tra an ninh. Nhân viên an ninh sẽ kiểm tra hộ chiếu, thị thực, tờ khai và có thể hỏi bạn một số câu hỏi liên quan đến kế hoạch chuyến đi. Hãy trả lời trung thực và rõ ràng các câu hỏi của nhân viên an ninh.
Sau khi hoàn tất thủ tục nhập cảnh, bạn sẽ di chuyển đến khu vực băng chuyền hành lý để nhận lại hành lý ký gửi của mình. Hãy kiểm tra kỹ lưỡng hành lý của bạn để đảm bảo không có vật dụng nào bị thất lạc hoặc hư hỏng. Nếu có vấn đề gì xảy ra với hành lý của bạn, hãy đến quầy hành lý thất lạc để được hỗ trợ. Nhân viên tại đây sẽ hướng dẫn bạn các thủ tục cần thiết để tìm kiếm hành lý thất lạc hoặc yêu cầu bồi thường cho hành lý bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
Hòa nhập văn hóa khi ở nước ngoài
Mỗi quốc gia đều có những nét văn hóa và phong tục tập quán riêng. Khi đến một đất nước mới, bạn cần tìm hiểu và tôn trọng những điều này. Đặc biệt, đối với những quốc gia có sự khác biệt lớn về văn hóa so với Việt Nam, bạn càng cần phải chú ý hơn để tránh những hành động hoặc lời nói có thể gây hiểu lầm hoặc xúc phạm đến người dân địa phương. Ngoài ra, bạn cũng nên tìm hiểu kỹ về pháp luật của nước sở tại để tránh vô tình vi phạm.
Khi ở nước ngoài, bạn là đại diện cho hình ảnh của đất nước Việt Nam. Vì vậy, hãy luôn cư xử lịch sự, đúng mực và giữ gìn hình ảnh đẹp của người Việt Nam trong mắt bạn bè quốc tế. Hãy đi nhẹ, nói khẽ, không gây ồn ào, mất trật tự nơi công cộng. Bạn cũng nên chú ý giữ gìn vệ sinh chung và bảo vệ môi trường.
Trong quá trình làm việc và giao tiếp với đối tác nước ngoài, bạn nên thể hiện sự tôn trọng và thiện chí hợp tác. Tránh những lời nói hoặc hành động có thể gây mất lòng đối tác. Hãy chủ động giao tiếp, kết nối và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với bạn bè quốc tế.
Kiểm tra kỹ lưỡng khi kết thúc chuyến công tác
Khi kết thúc chuyến công tác và chuẩn bị rời khỏi nước ngoài, bạn cần làm thủ tục xuất cảnh tại sân bay. Hãy đến sân bay sớm để có đủ thời gian làm thủ tục và kiểm tra an ninh. Bạn cần xuất trình hộ chiếu và vé máy bay cho nhân viên hải quan.
Trước khi rời khỏi khách sạn, hãy kiểm tra kỹ lưỡng phòng của bạn để đảm bảo không để quên bất kỳ đồ đạc cá nhân nào. Tại sân bay, hãy kiểm tra lại hành lý của bạn để chắc chắn rằng bạn đã mang đủ hành lý xách tay và hành lý ký gửi.
Sau khi hoàn tất chuyến công tác, hãy lưu giữ các giấy tờ quan trọng như hộ chiếu, visa, vé máy bay, biên lai mua sắm,… Những giấy tờ này có thể cần thiết cho các thủ tục hoàn thuế hoặc báo cáo sau chuyến công tác.
Khi trở về nước, bạn cần báo cáo kết quả chuyến công tác cho cấp trên hoặc bộ phận liên quan. Hãy chuẩn bị báo cáo một cách đầy đủ và chi tiết, bao gồm những thông tin quan trọng về kết quả làm việc, những kinh nghiệm thu được và những đề xuất cải thiện.
Trên đây là những chia sẻ về kinh nghiệm đi công tác nước ngoài cần chuẩn bị những gì. Hy vọng bài viết đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích, giúp bạn có một chuyến công tác nước ngoài thuận lợi và hiệu quả.
Ngoài ra, để chuyến đi thêm phần trọn vẹn và an tâm, đừng quên lựa chọn cho mình một gói cước eSIM phù hợp tại World eSIM nhé! Với eSIM, bạn có thể dễ dàng truy cập Internet, liên lạc với đối tác và người thân mà không cần phải lo lắng về việc mua SIM nội địa hay chi phí roaming đắt đỏ.
